Финансово-учетный документооборот
Решаемые бизнес-задачи
Cчета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и другие первичные учетные документы необходимо своевременно согласовывать, подписывать, сверять с контрагентами, готовить к налоговым проверкам.
Бизнес-решение «Directum: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» обеспечивает эффективную работу с первичными учетными документами в электронном виде.
Автоматизация межкорпоративного документооборота позволяет:
- сократить прямые издержки:
- на согласование, подписание первичных учетных документов внутри организации;
- на обмен документами с контрагентами;
- на занесение информации из входящих первичных учетных документов, поступающих в формализованном виде, в учетную систему;
- обеспечить постоянный доступ сотрудников организации к архиву первичных учетных документов, проходящих через системы обмена, вне зависимости от доступности интернет-связи с системами обмена документами;
- определить права доступа сотрудников организации к архиву первичных учетных документов с учетом разделения по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду, договору и т.д;
- обеспечить самостоятельное управление длительностью хранения первичных учетных документов;
- обеспечить оперативную подготовку к налоговым и аудиторским проверкам:
- просмотр содержания первичных учетных документов, принятых через системы обмена или созданных в учетной системе, формирование комплектов документов;
- выборка и предоставление документов в электронном виде, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок;
- обеспечить оперативное проведение сверок с контрагентами;
- создать электронную систему, обеспечивающую работу Общего центра обслуживания (ОЦО) организации (бухгалтерии, работающей в режиме аутсорсинга) с первичными учетными документами в электронном виде.
Посмотрите, как происходит работа с документами в системе Directum. Эксперты на примерах продемонстировали преимущества решения на вебинаре "Финансовый документ в сквозном процессе: от создания до обмена с контрагентом"
Работа с решением для межкорпоративного документооборота
«Directum: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» охватывает работу с первичными учетными документами, передаваемыми контрагентам и получаемыми от них через системы обмена.
Подготовка и отправка документов
Основные этапы:
-
Формирование документов.
Если в организации используется учетная система, то ответственный за формирование первичных учетных документов создает в ней документ либо комплект документов.
Вновь созданные документы автоматически экспортируются в Directum. И документы учетной системы связываются с документами в системе Directum.
В случае, если формируемый документ является неформализованным, то он создается в системе Directum. -
Согласование и подписание документов.
Созданные документы автоматически отправляются на согласование и подписание электронной подписью в рамках типового маршрута. -
Отправка документов контрагентам.
И после того, как документы согласованы и подписаны, ответственный сотрудник отправляет их контрагентам через системы обмена. По итогам рассмотрения документов контрагентами ответственный сотрудник получает уведомление о подписании или отказе от подписания.
Получение и рассмотрение документов
Первичные учетные документы, поступившие от контрагента через системы обмена, рассматриваются в рамках задачи по типовому маршруту «Согласование учетных документов из систем обмена». Результатом рассмотрения и обработки входящих первичных учетных документов может быть:
- подписание либо отказ в их подписании;
- отправка уведомлений об уточнении для счетов-фактур.
Подписанные документы бухгалтер заносит в учетную систему.
Ведение электронного архива
Первичные учетные документы можно создать в системе тремя способами:
- создание исходящих документов непосредственно в электронном архиве;
- импорт исходящих документов из учетной системы;
- импорт входящих документов, поступивших от контрагентов, из системы обмена.
Созданные в системе документы образуют электронный архив первичных учетных документов, которые в дальнейшем можно использовать в операционной деятельности.
Электронный архив обеспечивает постоянный доступ для сотрудников организации.
При этом производится настройка прав доступа, например, по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду, договору и т.д. Длительность хранения первичных учетных документов регулируется в соответствии с политикой хранения, определенной законодательством и внутренними правилами организации.
В сентябре 2015 года Минфин опубликовал на своем сайте Информацию № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков», в которой напомнил, что по закону организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить архивные документы учета и отчетности. Это касается как документов на бумаге, так и в электронном виде.
Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам
Доступ к первичным учетным документам позволяет сотрудникам оперативно делать выборку документов, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок.
Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. Так, сокращаются временные и трудозатраты на подготовку к проверкам.
Поиск первичных учетных документов
Все первичные документы идентифицируются в электронном архиве по основным реквизитам (вид документа, дата, номер, контрагент) – это делает поиск удобным и быстрым.
Бизнес-эффект от автоматизации межкорпоративного документооборота
Внедрение бизнес-решения «Directum: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» позволяет достичь следующих эффектов:
Высшее руководство:
- снижение стоимости процессов согласования и подписания документов внутри организации;
- сокращение прямых издержек на печать документов, обеспечение хранения и уничтожения;
- снижение стоимости процессов занесения информации из входящих первичных учетных документов в учетную систему;
- сокращение прямых издержек на доставку документов контрагентам;
- повышение скорости проведения оплаты по сделке с контрагентом;
- создание достаточного, но не избыточного доступа сотрудников к первичным учетным документам;
- повышение лояльности сотрудников, роста их профессиональной эффективности;
- повышение прозрачности внутренних процессов работы, в т.ч. при создании Общего центра обслуживания (ОЦО) организации (выведении бухгалтерии на аутсорсинг).
Руководители структурных единиц:
- сокращение трудозатрат на согласование документов;
- обеспечение быстрого доступа к информации по интересующим сделкам.
Бухгалтерия:
- сокращение трудоемкости подготовки истребованных документов при налоговых и аудиторских проверках;
- упрощение процедуры проведения сверки с контрагентами;
- сокращение сроков доставки документов контрагентам;
- упрощение контроля возврата документов контрагентами;
- исключение доначисления НДС и налога на прибыль в связи с отсутствием или некорректным заполнением подтверждающих документов;
- сокращение трудозатрат на внесение данных из первичных учетных документов в учетную систему;
- обеспечение быстрого доступа к оперативным и архивным документам;
- сокращение количества дублируемых из-за потерь документов;
- повышение прозрачности внесения корректировок и исправлений в документы;
- обеспечение своевременности и точности ведения бухгалтерского и налогового учета.
Финансовая служба:
- повышение скорости проведения оплаты по сделке с контрагентом;
- упрощение сбора информации при ведении претензионной деятельности с контрагентами;
- обеспечение быстрого доступа к комплектам документов по сделке, контрагенту, периоду, договору;
- исключение потери первичных учетных документов.
Эффект оценят также сотрудники договорного и юридического отделов, финансовой службы, отделов продаж и материально-технического снабжения.