Управление корпоративными действиями

Описание бизнес-задач

Стратегическое планирование и управление крупными компаниями (акционерными обществами, корпорациями) все чаще осуществляется в соответствии с принципами корпоративного управления, предметом которого является контроль над совершением корпоративных действий.

Корпоративные действия – важнейшие мероприятия, осуществляемые юридическими лицами в процессе своей деятельности, определяющие их статус как юридического лица, формирующие уставный капитал, а также связанные с участием других лиц в их уставном капитале или с их участием в уставном капитале иных юридических лиц.

Для организации эффективной работы с корпоративными мероприятиями, проводимыми в рамках осуществления корпоративных действий, создано специализированное бизнес-решение «Directum: Управление корпоративными действиями».

Бизнес-решение «Directum: «Управление корпоративными действиями» ориентировано на работу с такими мероприятиями, как заседания Советов Директоров, Правлений, Комитетов, общие собрания Акционеров

и обеспечивает следующие этапы жизненного цикла мероприятий:

• планирование заседаний на корпоративный год;
• подготовка и проведение заседаний;
• контроль исполнения решений заседаний.

Функционал решения позволяет выстроить и оптимизировать бизнес-процессы корпоративного управления в соответствии с существующими в компании стандартами и регламентами, а также обеспечить централизованную обработку и хранение сопровождающей документации.

При этом документы, носящие обязательный характер и имеющие установленные требования к форме и содержанию, создаются в рамках решения автоматически. Тем самым позволяют снизить вероятность указания ошибочных сведений и риск нарушить требования к оформлению. Дополнительно решение позволяет визуально оценить совокупную информацию по корпоративным мероприятиям в рамках корпорации в целом.

Внедрение бизнес-решения «Directum: Управление корпоративными действиями» позволяет решить следующие бизнес-задачи:

1. Стандартизация и оптимизация процесса организации и проведения корпоративных мероприятий: планирование заседаний на корпоративный год, внесение и согласование вопросов в повестку дня, созыв заседаний, оповещение участников, сбор необходимых сопровождающих материалов и документов, постановка задач перед выступающими участниками. При этом обеспечивается автоматический контроль сроков и порядка этапов бизнес-процесса, а также автоматическое разграничение прав доступа к информации.
2. Фиксирование принятых решений по вопросам повестки дня, отражение и автоматический подсчёт результатов голосования с возможностью не учитывать голоса, назначение исполнителей, контроль исполнения решений.
3. Автоматическое формирование сопровождающих и отчетных документов (уведомлений о созыве заседания, бюллетеней для голосования, протоколов и пр.) с соблюдением принятых в компании шаблонов и принципов оформления документации. Согласование и рассылка утвержденных документов участникам заседания.
4. Отображение корпоративных мероприятий в общем календаре, обеспечивающем визуальную оценку количества и продолжительности мероприятий на период времени. Цветовая градация мероприятий в зависимости от стадии жизненного цикла мероприятия. Обеспечение гибкого управления объемом отображаемой информации в различных разрезах. Синхронизация с личным календарем MS Outlook.
5. Контроль пересечений корпоративных мероприятий и их предполагаемых участников.

Бизнес-заказчики

• высшее руководство;
• руководители департаментов;
• помощники руководителей;
• корпоративные секретари;
• прочие сотрудники, участвующие в процессах корпоративного управления.

Описание работы бизнес-решения

Бизнес-решение «Directum: Управление корпоративными действиями» позволяет повысить прозрачность процессов корпоративного управления, их управляемость и контролируемость.

Корпоративный секретарь создает запись в справочнике «Корпоративные мероприятия», в которой указывает всю необходимую информацию по планируемому заседанию: вид мероприятия, место проведения, дату, время и продолжительность заседания и т.д.

Повестка дня формируется из вопросов, каждый из которых проходит полный круг согласования и подготовки сопровождающих материалов.

Далее инициируется процесс подготовки и проведения заседания. Жесткий типовой маршрут обеспечивает прохождение процесса в строго определенном порядке с контролем сроков этапов процесса.

По результатам проведения заседания корпоративный секретарь отражает в карточке мероприятия информацию о присутствии участников и предоставлении ими бюллетеней с результатами голосования.

Затем корпоративный секретарь вносит в карточку мероприятия информацию о принятых решениях, указывает исполнителей и необходимость контроля.

По каждому из решений фиксируются результаты голосования, указывается необходимость учета голосов. Подсчет голосов осуществляется автоматически и отражается в отчетных документах.

Отчетные документы по совещанию формируются автоматически, на основе стандартов оформления, принятых в компании, с использованием информации, указанной в карточке мероприятия.

Календарь корпоративных мероприятий позволяет визуально оценить количество и состояние заседаний, выступает инструментом быстрого планирования и доступа к требуемым мероприятиям.

Эффект от бизнес-решения

Высшее руководство, руководители департаментов:

• соблюдение регламента корпоративных действий, стандартизация работы;
• повышение прозрачности процессов корпоративного управления;
• повышение оперативности процессов корпоративного управления;
• упрощение планирования участия в корпоративных мероприятиях;
• повышение оперативности получения информации о корпоративных действиях;
• упрощение контроля исполнения решений в рамках корпоративных мероприятий;
• повышение исполнительской дисциплины;
• ускорение поиска документов, относящихся к корпоративным мероприятиям.

Корпоративные секретари, помощники руководителей, прочие сотрудники, ответственные за корпоративные действия:

• упорядочивание процесса работы в рамках корпоративных действий;
• сокращение длительности подготовки корпоративных мероприятий;
• упрощение планирования участников корпоративных мероприятий;
• упрощение контроля исполнения решений в рамках корпоративных мероприятий;
• упрощение отслеживания переписки в рамках корпоративных мероприятий;
• упрощение оформления и ускорение согласования сопровождающей и отчетной документации;
• ускорение поиска документов, относящихся к корпоративным мероприятиям;
• минимизация количества бумажных копий документов;
• повышение сохранности и исключение потери документов.

Технические решения

Техническая реализация бизнес-решения состоит из технического решения "Directum: Управление корпоративными действиями". Данная разработка основана на базовых возможностях системы Directum, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».

При реализации бизнес-решения могут использоваться дополнительно:

• модуль «Канцелярия»;
• модуль «Управление показателями эффективности»;
• управление хранилищами электронных документов с использованием Directum Storage Services;
• механизм репликации или распределенной работы и терминальный доступ (распределенная работа).

Услуги по консалтингу и внедрению

Проект внедрения бизнес-решения включает в себя работы по бизнес-консалтингу и внедрению системы Directum, в соответствии со стандартной технологией внедрения Directum.